Правила ведения архива документов в организации

Архив должен быть в каждой компании. Принципы создания и ведения архива одинаковы для всех, но в зависимости от размера предприятия и количества документов, практическая деятельность может различаться. В этой статье разберемся, как архивировать документы и что будет, если этого не делать, а также можно ли привлекать к этой задаче подрядчиков?

Нормативная база

Основные правила ведения архива документов в организации изложены в Федеральном законе № 125 от 22 октября 2004 года, а также приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.

Например, согласно этим документам все бумаги по личному составу хранят 75 лет, если они создавались до 2003 года, и 50 лет — если после.

Подход к архивирования в крупных компаниях

Крупные, а также средние организации с серьезным объемом документов, которые накапливаются за год, чаще всего выделяют архив в отдельное структурное подразделение. Для этого издается специальное Положение об архиве, в нем прописывают условия работы этого подразделения, ответственные лица и прочая информация.

Важно соблюдать следующие правила:

• каждый отдел компании должен передать бумаги в архив по описи;
• все бумаги должны проходить архивную обработку;
• в случае, если при поступлении бумаги уже подшиты в дела, важно, чтобы они были грамотно оформлены;
• все сроки непременно должны быть соблюдены;
• если подразделение нарушает сроки передачи бумаг в архив, важно, чтобы работодатель был проинформирован об этом;
• электронный архив не заменяет бумажный, а только лишь дополняет его.

Архивирование в небольшой компании

Маленькие компании с небольшим документооборотом могут не выделять архив в самостоятельное подразделение и не назначаться сотрудника, ответственного за эту работу. Этим может заниматься персонал отдела кадров или секретарь.

Из каких этапов состоит создание архива?

Все бумаги, которые направляются на хранение в архив, должны быть соответствующим образом обработаны:

• отбор и распределение по категориям, срокам хранения и необходимости передачи в архив;
• уничтожение ненужных документов;
• прошивка бумаг и формирование дел с печатью и подписью;
• подготовка описей документов;
• подготовка каталога;
• передача на хранение.

Если не проводить архивирование, на компанию и ответственное лицо может быть наложен штраф — от 200 до 300 тысяч рублей на организацию и от 2,5 до 5 тысяч рублей на сотрудника.

Можно ли привлекать для создания архива подрядчика?

Да, если компания по какой-то причине не хочет или не может заниматься этим самостоятельно, можно обратиться к сторонней организации. Это законно. При таком подходе процесс пойдет намного быстрее и проще.